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就職活動での電話のマナー
最終更新日:2017年12月15日
就職活動で電話をかけるタイミングは、「内定報告を受け取る」場合だけではなく、「労働条件などについて質問をする」場合や、「面接日の電話予約をする」場合などがあります。
面接を受ける前に電話をする場合は、電話での会話が採用担当者との初めての接触となります。
電話の対応次第では、面接を受ける前に印象を悪くしてしまい、面接結果にも影響を与えることがあるので、電話マナーには注意が必要です。
ここでは、就職活動で電話をする際のマナーについて、実際の会話例を示しながら解説していきます。
電話をかける前の準備
友人に電話をかける際などには、気をつかうことはありませんが、企業に電話をする際には、電話をかけるための準備を前もってしておく必要があります。
電話をかける際に必要な物や環境について、見ていきましょう。
聞いた事を記録に残せるように、メモ帳を用意
電話で質問や面接の予約をすると、担当者から回答をもらうことになるので、それらを忘れずメモできるように、メモ帳を用意しておきましょう。
頭で覚えて忘れてしまい、再度電話で確認すると「不注意な人」という印象を与えてしまうので、教えてもらった情報は全てメモに残すように心がけましょう。
また、質問をすることがいくつもあるようなら、前もってメモ帳に質問項目を列挙しておくと、忘れずに全て質問できるので事前に準備しておくとよいでしょう。
資料や名刺など必要な物を用意
電話で質問をする際に、「企業パンフレット」など資料が必要なら、それらも事前にそろえておき、スムーズに質問できるようにしておきましょう。
必要な場合には、「担当者の名刺」や、「送った履歴書のコピー」なども用意しておくとよいでしょう。
企業の担当者は、電話対応だけをしているわけではないので、電話をかける時間をできるだけ短くできるように、必要な物を準備しておくことが大事です。
電話をかける環境
電話をかける際には、周りの環境や時間帯にも注意が必要です。
繁華街や車の運転中に電話をしていては、騒音で相手の声が聞き取りづらくなってしまい、何度も確認が必要になることがあるので避けるようにしましょう。
机のある静かな場所で電話をする
就職活動中に、こちらから電話をする場合は、自宅からかけることが多いと思いますが、その際にも静かな部屋で、メモしやすいように机がある場所で電話をするとよいです。
外出中に電話をする場合でも、できるだけ静かな環境を選ぶようにしましょう。
もし、企業側から電話があって、騒音が多い場所であったなら、「場所を変えてから再度電話をかけさせて頂きます」と伝えて、折り返し電話をすると失礼にならないです。
仕事が忙しい時間帯を避けて電話をかける
メールなどで事前の予約をせずに電話をする場合は、午前なら10時から12時の間、午後なら14時から16時の間にするようにしましょう。
業務開始時間や終業時間の前後は、忙しいことが多いので、それらの時間は避けるようにしましょう。
もし、担当者が不在ということでしたら、再度時間を変えて電話をするか、折り返し電話してもらえるように、伝言をしておくとよいです。
電話のかけかた、電話のマナー
こちらから電話をかける際の、電話マナーを見ていきましょう。
電話をかける前に上記してきた必要な物をそろえ、再度質問事項の確認を行っておき、できるだけ短い時間で要件を伝えられるようにしておきましょう。
準備ができたら電話をかけましょう。
相手が電話に出たら、こちらから挨拶をして名前を名乗ります。
「おはようございます。お忙しいところ恐れ入ります。私〜と申します。」
次に、担当者や人事部への取り次ぎをお願いします。
「私は、現在就職活動を行っているのですが、いくつか質問したい事がありましたので、電話させていただきました。採用担当者の方とお話をさせて頂きたいのですが、お取り次ぎをお願いできますか」
担当者が不在の場合は、電話をかけなおさせて頂く旨を伝える。
「それでは、再度こちらからお電話させて頂きます。ご都合のよい日時を教えて頂けますか」
担当者の人が出たら、相手側の都合を確認後、再度、名前を名乗り要件を伝えましょう。
「お忙しいところ申し訳ありません。今、お話をさせていただいてもよろしいでしょうか。」
聞きたかったことや面接の予約などを行い、それらをきっちりメモに取るのを忘れないようにしましょう。
要件が済んだら、お礼をいい、相手側が電話を切ったのを確認後、こちらも電話を切ります。
「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」
まとめ
就職活動期間には、それ程たくさん電話をかける機会はないので、電話のマナーに慣れることはないかもしれません。
しかし、しっかりマナーに則った会話をしようと心がけているだけで、相手の印象もよくなります。
ぎこちなさはあっても、相手の立場や状況に配慮することが最も重要です。
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岸 憲太郎
・株式会社ウェイズファクトリー代表取締役
・関西大学総合情報学部卒業
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15年以上の就職支援経験を通じて、数百名の採用担当者や求職者と情報交換をしてきました。
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